Zoho Sign es una solución integral de firma digital para negocios. A diferencia de una firma escaneada, utiliza criptografía y certificados digitales para garantizar la autenticidad, integridad e identidad de cada firmante. Más de 40.000 empresas ya confían en Zoho Sign.
Imprimir el documento, enviarlo por courier o email, esperar que el firmante lo imprima, firme, escanee y reenvíe. Un contrato que podría cerrarse en 5 minutos toma 3-7 días. Cada día de retraso es una oportunidad de negocio en riesgo.
Documentos extraviados, versiones desactualizadas firmadas por error, falta de registro de quién firmó y cuándo. Sin audit trail, cualquier disputa legal se convierte en un problema de "su palabra contra la mía".
Técnicos en terreno, vendedores en ruta, directivos de viaje — sin firma electrónica, los procesos de aprobación se paralizan hasta que todos estén físicamente disponibles. En empresas con operación distribuida esto puede significar semanas de retraso.
Una empresa de 50 personas gasta en promedio USD 8.000-15.000 anuales en impresión, papel, almacenamiento físico y envío de documentos. Con firma electrónica, ese costo se reduce a prácticamente cero y el espacio físico se libera.
Suba su PDF, Word o cualquier documento. Arrastre y suelte los campos de firma exactamente donde se requieren: firma, iniciales, fecha, texto libre. Use plantillas para contratos recurrentes y envíe documentos pre-configurados en segundos.
Agregue los destinatarios por email, defina el orden de firma (secuencial o paralelo) y asigne campos específicos a cada firmante. Establezca fechas límite y recordatorios automáticos para quienes no han firmado.
Los firmantes reciben una notificación por email con enlace seguro. Pueden firmar desde cualquier dispositivo — computadora, tablet o celular — sin necesidad de crear una cuenta. Autenticación vía email, SMS OTP o verificación de identidad.
El documento se sella con certificado digital y marca de tiempo (timestamp). Se genera un audit trail inmutable con IP, dispositivo, hora exacta y ubicación de cada firmante. El documento firmado se almacena cifrado en la nube con acceso controlado.
Cada documento está protegido con encriptación de grado militar tanto en tránsito (TLS 1.2+) como en reposo (AES-256). Nadie — ni siquiera Zoho — puede acceder al contenido sin autorización del propietario.
Registro detallado e inalterable de cada acción: quién abrió el documento, cuándo lo vio, desde qué IP y dispositivo firmó, y la hora exacta con marca de tiempo. Evidencia válida ante cualquier disputa.
Compatible con ESIGN Act (EEUU), UETA (EEUU), eIDAS (Unión Europea), IT Act (India) y leyes de firma electrónica de Venezuela, Colombia, Panamá y otros países de LATAM.
Cree plantillas para contratos de trabajo, NDAs, órdenes de compra, acuerdos de servicio y cualquier documento recurrente. Pre-configure campos, firmantes y textos fijos. Envíe en 10 segundos lo que antes tomaba 30 minutos.
Firma secuencial (uno tras otro), paralela (todos al mismo tiempo) o mixta. Recordatorios automáticos, delegación de firma, firma presencial en tablet y firma en lote para documentos masivos.
Integrado con Zoho CRM (firmar deals desde el pipeline), Zoho Books (firmar facturas), Zoho People (contratos laborales), Zoho Recruit (ofertas de trabajo) y +15 apps Zoho. También API REST para sistemas externos.
| Firma Electrónica Simple (Zoho Sign) | Firma Certificada (PSC local) | |
|---|---|---|
| Base legal | Ley de Mensajes de Datos y Firmas Electrónicas (2001) | Misma ley + Proveedores de Servicios de Certificación |
| Validez entre partes | Sí — plena validez cuando las partes acuerdan su uso | Sí — validez ante terceros y entes públicos |
| Contratos comerciales | Recomendado — la mayoría de contratos B2B | No necesario para contratos entre privados |
| Aprobaciones internas | Altamente recomendado — ideal para procesos internos | Innecesario — sobre-ingeniería para uso interno |
| Actas y acuerdos societarios | Recomendado — entre socios que acuerdan el medio | Recomendado si se presentan ante registro mercantil |
| Registros públicos / notarías | No recomendado — la normativa exige certificación local | Requerido por ley para estos trámites |
Sí. Según la Ley sobre Mensajes de Datos y Firmas Electrónicas de 2001, la firma electrónica simple de Zoho Sign tiene plena validez entre partes que acuerdan su uso. Esto cubre contratos privados, acuerdos comerciales, NDAs, órdenes de compra, aprobaciones internas y actas de asamblea entre socios. Para documentos que deben presentarse ante registros públicos o notarías, la normativa venezolana vigente exige firma certificada por un Proveedor de Servicios de Certificación local.
La firma electrónica es cualquier dato asociado a un documento que identifica al firmante — como la que genera Zoho Sign con criptografía AES-256 y audit trail. La firma digital es un subtipo específico que usa criptografía de clave pública (PKI) y un certificado emitido por una Autoridad Certificadora. Zoho Sign implementa firma electrónica avanzada con cifrado, marca de tiempo y trazabilidad completa, lo que la hace equivalente a una firma digital para efectos prácticos en contratos comerciales.
Contratos comerciales y de servicios, acuerdos de confidencialidad (NDA), órdenes de compra, propuestas comerciales, contratos laborales, actas de asamblea, aprobaciones de presupuesto, autorizaciones de viaje, formularios de consentimiento y cualquier documento que requiera firma entre partes. Zoho Sign soporta PDF, Word, Excel y más de 10 formatos de archivo.
Sí. Zoho Sign se integra nativamente con Zoho CRM (firmar desde el pipeline de ventas), Zoho Books (firmar facturas y cotizaciones), Zoho People (contratos laborales en onboarding), Zoho Recruit (ofertas de trabajo) y más de 15 aplicaciones Zoho. También ofrece API REST completa, webhooks y conectores vía Zoho Flow para integrarse con SAP, Salesforce, Google Workspace y cualquier sistema externo.
Sí. Zoho Sign usa encriptación AES-256 en tránsito y en reposo, autenticación multifactor (email, SMS OTP, verificación de identidad), audit trail inmutable con IP y timestamp, y cumple con estándares internacionales ESIGN Act, UETA y eIDAS. La infraestructura de Zoho tiene certificaciones SOC 2 Type II, ISO 27001 e ISO 27017.
Sí. Zoho Sign permite firma en lote: suba una lista de firmantes vía CSV y envíe el mismo documento (personalizado con merge fields) a cientos de destinatarios simultáneamente. Ideal para renovaciones de contratos, políticas de empresa o formularios de consentimiento.
Solicite una demo y descubra cómo Zoho Sign puede acelerar la firma de sus documentos comerciales. Configuración en menos de 24 horas.
